L'utilisateur est un acteur particulier, dont l'action est prévue à la fois à l'extérieur du système d'information, et à l'intérieur.

En tant que destinataire du système, il intervient obligatoirement dans certaines phases de son élaboration. Cette participation est évidente quand il s'agit de modéliser et développer un logiciel nouveau, de modifier un logiciel existant, d'ajouter une interface.

Mais indirectement, il participe également à l'évolution d'un logiciel standard, car l'éditeur s'appuie sur ses critiques pour améliorer le produit, tout au long de son existence. En principe.

Pour savoir à quel moment vous devez intervenir dans l'élaboration d'un modèle, il faut connaître les grandes étapes de la procédure de développement appelée « cycle de vie ».

Il n'est nul besoin d'être informaticien pour comprendre la nécessité de ces étapes lorsque les partenaires de développement sont nombreux et les fonctionnalités du logiciel ambitieuses.

Elles sont résumées par le schéma suivant, dit « cycle en V » :

La flèche descendante aligne d'une façon linéaire les étapes de la conception du système d'information, la flèche montante celles de la validation. Les doubles flèches horizontales mettent en regard les types d'information à valider, dans des procédures qui peuvent définir des boucles (des retours en arrière). Les trois dernières étapes restées en blanc appartiennent exclusivement aux informaticiens.

Les acteurs extérieurs au système d'information, c'est à dire les professionnels des métiers, sont les seuls compétents pour intervenir dans les étapes grisées. Ils doivent également intervenir dans les deux étapes en jaune qui concernent la modélisation conceptuelle, en coopération avec les informaticiens.

La responsabilité du professionnel non informaticien, détenant le savoir-faire métier, est donc écrasante, puisque sa présence est obligatoire dans six étapes sur neuf. Il faut savoir que pour un gros développement, le cycle de vie du logiciel, de sa conception à son exploitation satisfaisante, peut durer de 5 à 10 ans.

Tout d'abord l'acteur responsable des fonctions du système doit recenser les besoins d'une façon exhaustive, puis ensuite définir les fonctions du futur système dans un document contractuel sous la forme de spécifications.

Peu de méthodes existent pour l'aider dans cette tâche, si ce n'est une expérience professionnelle précise sur les thèmes abordés.